Coordonnateur/trice exécutif/tive

Welland, ON

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Coordonnateur/trice exécutif/tive

Poste permanent et temps plein (35 heures / semaine)

Lieu de travail : Welland (avec déplacements et horaires flexibles)

Échelle salariale horaire : 28,06 $ à 33,81 $

Avantages sociaux compétitifs

 Responsabilités générales :       

Sous l’autorité de la Direction générale, la personne titulaire du poste assumera un large éventail de tâches pour la Direction générale. Elle appuie la Direction générale à la mise au point et  à l’administration dans différents dossiers opérationnels et assure les suivis rigoureux et diligents. Elle est responsable du suivi des différents dossiers, dont certains plus stratégiques, et suggère de nouvelles idées, procédures ou normes pouvant contribuer à l’efficacité administrative de l’organisation. Elle apporte également un support administratif à la Direction générale. Elle est responsable des communications internes et a pour mandat d’appuyer le conseil d’administration et ses comités.  Elle travaillera avec les divers gestionnaires et fournira un soutien administratif au besoin en plus de participer activement à la réalisation des objectifs de l’équipe de direction avec qui elle travaille. La personne contribue activement à la mise en œuvre du plan d’amélioration de la qualité, du plan stratégique, du plan opérationnel ainsi que du plan d'accréditation de l’organisation. La personne titulaire du poste  est spécialiste du multitâches et saura gérer les priorités d’actions autant dans l’exécution de son travail qu’à l’intérieur de l’équipe de gestion.

Responsabilités spécifiques : 

• Coordonne les emplois du temps, les appels, les correspondances, les plaintes, les différentes réunions et rencontres, les différents dossiers en cours ou à venir et en assure de manière autonome les suivis lorsqu’ils ne requièrent pas obligatoirement l’intervention de la direction générale 
• Voit également à la coordination des priorités de tous les dossiers, en s’assurant du respect des délais requis, et révise quotidiennement la liste des dossiers en suspens du directeur général 
• Traite toutes demandes internes et externes, répond aux demandes de renseignements ou fait les démarches nécessaires afin d’obtenir l’information demandée 
• Reçoit et transmet à qui de droit les différents plaintes ou commentaires provenant de l’interne ou de l’externe (patients) 
• Rédige, révise et met en page divers documents, tels que lettres, notes de service, directives, tableaux, rapports, compte-rendus, procès-verbaux, ordres du jour, formulaires, présentations PowerPoint, politiques, procédures 
• Convoque et coordonne les réunions incluant la préparation des dossiers et des documents nécessaires 
• Effectue de l’entrée de données diverses et tient à jour différents documents, listes, banques de données 
• Effectue le contrôle des dossiers administratifs, notamment le suivi des actions découlant des différents comités (coordination, technique, direction, consultatif d’urbanisme et spéciaux) auprès des personnes responsables, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits et fait rapports à son supérieur

Aptitudes et expérience :

• Posséder une expérience pertinente minimale de 5 ans dans des fonctions connexes 
• Posséder d’excellentes connaissances (fonctions avancées) des logiciels de la suite Microsoft Office 
• Avoir un français écrit et parlé impeccable 
• Avoir une connaissance avancée de la langue anglaise à l’oral, ainsi qu'à l'écrit 
• Avoir la capacité de collaborer étroitement avec différents intervenants et de maintenir d’excellentes relations interpersonnelles 
• Avoir la capacité de s’adapter rapidement aux changements et de travailler sous pression 
• Avoir un excellent sens de l’organisation, un esprit proactif, et posséder des aptitudes de planification et de coordination 
• Faire preuve d’une grande discrétion, de tact et de jugement 
• Connaissance de la planification stratégique 
• Connaissance des communautés francophones de Hamilton et du Niagara 
• Connaissance des programmes gouvernementaux

Formation :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en technique de bureautique, ou l’équivalent
• Baccalauréat en administration d’une institution reconnue ou plusieurs années d’expérience connexe

Autres exigences :

• Avoir un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule automobile
• Être disponible pour travailler les jours, les soirs et les fins de semaine au besoin, et demeurer flexible pour travailler après les heures habituelles
• Fournir une vérification d'antécédents judiciaires en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables

Veuillez nous faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et curriculum vitae rédigés en français ou en anglais.

Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d'adaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.

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Executive Coordinator 

Full-time permanent (35 hours/week)

Location: Welland (with travel and flexible hours)

 Hourly salary: $28.06 - $ 33.81

Competitive benefits

General Responsibilities: 

Under the authority of the Executive Director, the incumbent will perform a wide range of duties for the Executive Director. He/she supports the Executive Director in the development and administration of various operational files and ensures rigorous and diligent follow-ups. He/she is responsible for the follow-up of various files, some of which are more strategic, and suggests new ideas, procedures or standards that could contribute to the administrative efficiency of the organization. She also provides administrative support to the Executive Director. He/she is responsible for internal communications and has the mandate to support the Board of Directors and its committees.  He/she will work with the various members of the management team and provide administrative support as needed as well as actively participate in the achievement of the goals of the management team with whom he/she works. The individual actively contributes to the implementation of the organization's quality improvement plan, strategic plan, operational plan and accreditation plan. The incumbent is a multitasker and will be able to manage priorities in the execution of his/her work as well as within the management team.

Specific Responsibilities:

• Coordinate schedules, calls, correspondence, complaints, various meetings, and ongoing or upcoming files, and follows up on them independently when they do not necessarily require the intervention of the Executive Director
• See to the coordination of the priorities of all files, by ensuring respect of required deadlines, and revise the pending file list of the Executive Director on a daily basis
• Handle all internal and external requests, respond to inquiries or take the necessary steps to obtain the information requested
• Receive and transmit the various internal or external (patient) complaints or comments to the appropriate person
• Write, revise and format various documents such as letters, memos, directives, tables, reports, minutes, agendas, forms, PowerPoint presentations, policies, procedures
• Call in and coordinate meetings including the preparation of necessary files and documents
• Perform various data entry and maintains various documents, lists, databases
• Carry out the control of administrative files, in particular the follow-up of the actions resulting from the various committees (coordination, technical, direction, special, and planning advisory) alongside coordinators, supervise deadlines, carry out reminders, see to obtain the requested information within the prescribed times and report it to his/her supervisor

Skills and Experience:

• Possess a minimum of 5 years of relevant experience in related positions
• Excellent knowledge (advanced functions) of Microsoft Office software
• Fluent in written and spoken French
• Have an advanced knowledge of the English language, both oral and written
• Ability to work closely with various stakeholders and maintain excellent interpersonal relations
• Ability to adapt quickly to change and work under pressure
• Excellent organizational skills, proactive thinking, planning and coordination skills
• Demonstrate discretion, tact and good judgment
• Knowledge of strategic planning
• Knowledge of the Francophone communities of Hamilton and Niagara
• Knowledge of government programs

Education:

• Possess a professional diploma in office technology, or equivalent
• Bachelor's degree in administration from a recognized institution or several years of related experience

Other Requirements

• Have a valid driver's license and access to a motor vehicle
• Be available to work days, evenings and weekends as needed, and remain flexible to work after hours
• Provide a criminal background check for work with vulnerable individuals
  

Please send us your cover letter and resume written in French or English.

The CSC is committed to the principle of equal access to employment. Accommodations are available upon request. Only those selected for an interview will be contacted.