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Secretary-Receptionist (Dental Program) at Centre de Santé Communautaire

Secretary-Receptionist (Dental Program)

Hamilton, ON

LA VERSION FRANÇAISE SUIVRA

BILINGUAL SECRETARY-RECEPTIONIST – DENTAL PROGRAM
Permanent part-time position-3 days /week
Location: Hamilton
Hourly Salary Range: $19.47 – 23.36 / hour

Under the authority of the Primary Health Services Director, the Receptionist performs reception and general administrative support duties.

RESPONSIBILITIES:
-Welcome the clientele of the Health Centre at the Reception desk and on the telephone
- Confirm and document customer appointments
-Maintain client records
-Receive, sort and distribute mail
-Make the required data entries using different systems
-Maintain an inventory of office supplies and place orders according to established procedures
-Filing documents
-Provide all necessary administrative support to the Health Centre teams
-Participate in staff and sector meetings
-Support the work of team members at the front desk and medical secretary as required

EDUCATION, EXPERIENCE AND SPECIFIC REQUIREMENTS:
-High school diploma
-Secretarial or IT courses considered an asset
-Excellent knowledge of IT and office related technologies, including electronic medical records
-Minimum two years' experience in a customer service and office work environment
-Speak and write fluently in French and English
-Excellent communication skills with clients of all ages and backgrounds, especially with senior populations
-Knowledge of oral health issues in community settings
-Flexibility to work evenings on an as needed basis
-Ability to work independently and as part of a team
-Ability to adapt and manage time conflicting priorities
-Strong problem-solving and organizational skills
-Ability to respect confidentiality, related policies and legislation

Please send us your cover letter and resume in French or English.

SECRÉTAIRE-RÉCEPTIONNISTE BILINGUE – PROGRAMME DENTAIRE
Poste permanent à temps partiel – 3 jours/ semaine
Lieu de travail : Hamilton
Échelle salariale horaire : 19,47 $ – 23,36 $ / heure

Sous l’autorité de la Direction des Services de santé primaire, la ou le secrétaire accomplit des tâches de réception et de soutien administratif général.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
-Accueillir la clientèle du Centre de santé à la Réception et au téléphone
-Enregistrer les rendez-vous de la clientèle
-Tenir les dossiers de la clientèle à jour
-Recevoir, trier et diffuser le courrier
-Effectuer les saisies de données requises pour les dossiers
-Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et faire les commandes selon les procédures établies
-Classer les documents
-Fournir tout soutien administratif nécessaire aux équipes du Centre de santé
-Participer aux réunions du personnel et aux réunions de secteur
-Appuyer le travail des membres de l’équipe à la Réception et au secrétariat médical au besoin

APTITUDES, EXPÉRIENCE ET EXIGENCES
-Diplôme d’études secondaires
-Cours de secrétariat ou d’informatique considéré comme un atout
-Excellentes connaissances en informatique et maîtrise des technologies bureautiques, ci-inclus des dossiers médicaux électroniques
-Expérience minimum de deux ans dans un environnement de service à la clientèle et de travail de bureau
-Parler et écrire couramment le français et l’anglais
-Excellente aptitude à la communication avec la clientèle de tous les âges et toutes origines, surtout avec les personnes âgées
-Connaissances par rapport aux enjeux bucco-dentaires dans la communauté
-Flexibilité pour travailler en soirée au besoin
-Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe
-Capacité d’adaptation et à gérer plusieurs demandes simultanément
-Sens aigu de la résolution de problèmes et de l’organisation
-Respecter la confidentialité et les lois relatives à la confidentialité

Veuillez faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et Curriculum Vitae en français ou en anglais.